Vedtekter for HSV

Vedtekter for Holum Skog Velforening – 2013

Vedtektene ble vedtatt på 1. ordinære generalforsamling 21. mars 1988. Vedtektene er senere revidert/ endret på generalforsamlinger: 1994, 1995, 1999, 2011, 2012, 2013 , 2019,
Siste endring vedtatt på generalforsamling den 08.04.2019, oppdatering av §§ 2, 4 og 9.

§ 1 – Formål

Velforeningen er ansvarlig for drift og vedlikehold av fellesareal, tunveier, friområder og grendehus overskjøtet til denne, samt drift av barnehagen. Videre skal velforeningen ivareta oppgaver av felles interesse og trivselsmessig og vedlikeholdsmessig art.

§ 2 – Medlemskap

Alle huseiere på Holum Skog har rett og plikt til medlemskap i velforeningen. Medlemskapet følger den enkelte eiendom, og kan ikke sies opp. Medlemmer er bundet av de vedtak som treffes av foreningens styre og generalforsamling innenfor foreningens vedtekter. Hver eiendom skal ha en stemme.

For å kunne avgi stemme på generalforsamling eller stille til valg i styret må kontingenten være betalt.

§ 3 – Kontingent

Medlemmene må betale årlig kontingent og delta i nødvendig finansiering av foreningens oppgaver. Generalforsamlingen vedtar den årlige medlemskontingenten.

§ 4 – Generalforsamlingen

Foreningens øverste myndighet er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamlingen holdes en gang hvert år og innen utgangen av april måned. Foreningens styre innkaller til generalforsamling med 6 ukers varsel med kunngjøring på velforeningens hjemmeside samt oppslag på poststativene. Sakspapirene kan hentes fra hjemmesiden 2 uker i forveien og skal inneholde:

Styrets årsberetning, regnskap, budsjettforslag og innkomne forslag

Når innkallingen er foretatt på denne måten, er generalforsamlingen beslutningsdyktig ved de fremmøtte stemmeberettigede medlemmer. Forslag som ønskes satt under votering, må være kommet inn til styret innen 4 uker før generalforsamlingen.

§ 5 – Ekstraordinær Generalforsamling

Skriftlig og med 2 ukers varsel kan ekstraordinær generalforsamling sammenkalles av styret når dette finner det nødvendig. Hvis minst 30 medlemmer eller medlemmer i en husgruppe som utgjør en naturlig enhet forlanger det, skal styret påtilsvarende måte innkalle til ekstraordinær generalforsamling.

§ 6 – Votering

På en generalforsamling treffes alle valg og avgjørelser ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjøres saken med lederens dobbeltstemme. Voteringen skal skje skriftlig dersom en eller flere stemmeberettigede forlanger det.

§ 7 – Dagsorden

På den ordinære generalforsamlingen skal styret legge frem følgende dagsorden:

  1. Valg av dirigent og referent

Valg av 2 personer til å underskrive protokollen

2.     Årsberetning

3.     Regnskap og revisors beretning

4.     Innkomne forslag

5.     Budsjettforslag og medlemskontingent

6.     Valg

7.     Eventuelt

Saker som fremmes under siste punkt diskuteres, men kan ikke settes under votering på samme generalforsamling.

§ 8 – Valg

På generalforsamling velges foreningens styre som skal bestå av 3 medlemmer med følgende arbeidsfordeling:

Leder og økonomiansvarlig – velges for en periode på 2 år
2 styremedlemmer, som også skal være velforeningens representant i styret for Solstua og Grendehuset
– Det velges 1 styremedlem hvert annet år med en funksjonstid på 2 år

Det velges også:
1 varamedlem til styret (1 år)
3 medlemmer til valgkomiteen (1 år)
1 revisor (2 år)

Kun et medlem fra hver husstand kan inneha noen av disse verv samtidig.

Etter forslag fra beboere, kan generalforsamlingen etablere og velge medlemmer til utvalg/komitéer for særskilte formål for å ivareta medlemmenes interesser, som ikke tilligger styrets ansvar. Herunder ulike sosiale aktiviteter og trivselsfremmende tiltak som kommer medlemmene til gode. Økonomiske rammer for slike aktiviteter skal være del av budsjettforslag som behandles og godkjennes av generalforsamlingen.

§ 9 – Styrets plikter

Styret skal administrere foreningen og fremme dennes formål etter disse vedtekter, og de beslutninger som er fattet på generalforsamlingen. Styret har mandat til å fordele arbeidsoppgaver på de enkelte husgrupper som utgjør en naturlig enhet og utføres av beboerne på disse. Oppgavene omfatter dugnadsarbeid på fellesområder og tilliggende friområder.

Styremøter holdes når lederen finner det nødvendig, eller når et styremedlem forlanger det. Styret er beslutningsdyktig når alle medlemmer i god tid er varslet om styremøtet, og minst 2 av styrets faste medlemmer er til stede. Er et medlem av styret forhindret fra å møte, skal vedkommende melde fra til lederen i god tid. Alle saker og all korrespondanse skal legges frem på styremøtet.

Styrets leder skal sørge for dokumentasjon/referat fra styremøter. Styret skal sørge for at hjemmesiden for velforeningen (holumskogvelforening.no) oppdateres med informasjon om saker som er av allmenn interesse for medlemmene.

Styret skal tilsette og gjøre avtale med forretningsfører for å sikre at det føres et ansvarlig regnskap og holdes en komplett medlemsfortegnelse. Foreningens kontante midler skal settes på bankkonto. Styrets leder skal ha løpende dialog med forretningsfører, og alle utbetalinger fra foreningens konto skal godkjennes av styrets leder før utbetaling finner sted. Regnskapsåret skal følge kalenderåret.

Styret har fullmakt til å fjerne biler for eiers regning og risiko når det er parkert til hinder for fri ferdsel på velforeningens fellesområder.

§ 10 – Votering i styret

Styrebeslutning krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.

§ 11 – Vedlikeholdsfond for privateide tunveier på Holum Skog (gjeldende fra 2012)

Fra regnskapsåret 2012 er det opprettet et vedlikeholdsfond for tunveier på Holum Skog. Fondet fremkommer i regnskapet kun som en bundet andel av egenkapitalen. Midlene ligger altså som en andel av de ordinære bankinnskuddene og investeringene til vellet.

Generalforsamlingen fastsetter hvert år, ifm. budsjettet, hvor stor andel av medlemskontingenten som skal disponeres mot fondet det påfølgende regnskapsår. Dette er altså en resultatuavhengig disponering. Kostnadsføring skjer først når vedlikehold utføres. Dersom det fortsatt er regnskapsmessig overskudd igjen etter denne disponeringen skal 50 % av årsoverskuddet også disponeres mot vedlikeholdsfondet. Det resterende overføres fri egenkapital.

Budsjettet som legges frem for generalforsamlingen skal vise alle kostnader til planlagte vedlikeholdsarbeider og hvordan det skal tas midler fra vedlikeholdsfondet i forbindelse med resultatdisponeringen for budsjettåret.

Disponering av midler fra vedlikeholdsfondet skal følge de prinsipper og modeller for finansiering/ tilskudd som ble vedtatt i Generalforsamling 7.4.2014. ¹ Denne finansieringsmodellen etableres som Vedlegg 1 til vedtektene.

§ 12 – Vedtektsendringer

Endringer i vedtektene kan bare foretas på ordinær generalforsamling og krever 2/3 flertall.